1. Merkezi temsil eder, Yönetim Kuruluna ve Danışma Kuruluna başkanlık eder,
2. Yönetim Kurulunun gündemini belirler ve alınan kararları uygular,
3. Merkezin amaçlarını gerçekleştirmeye yönelik faaliyetler planlar ve yürütür,
4. Merkezin çalışmalarının düzenli olarak yürütülmesini ve geliştirilmesini sağlar,
5. Merkezin amaçlarını gerçekleştirebilmek için üniversitenin akademik birimleri ile işbirliği yapar ve bu birimler arasındaki koordinasyonu sağlar,
6. Merkezin amaçları çerçevesinde ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla iletişim kurar ve gerekli çalışmaları, anlaşmaları yapar,
7. Merkezin faaliyet alanları ile ilgili olarak taraflarla görüşmeler yapar, projeler, eğitim faaliyetleri hazırlar ya da hazırlatır, sözleşmeler yapar,
8. Personelin görevlendirilmesi ile ilgili teklifleri Rektöre sunar.
9. Merkezin kuruluş amacı doğrultusunda yönetim kurulu üyeleri ve idari personel ile koordineli olarak faaliyetler planlar ve uygulanması sürecini yürütür.
10. Merkez faaliyetlerini, Yönetim Kurulunun belirlediği strateji ve politikalara uygun olarak yürütür,
11. Merkezin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını, gerekçesi ile birlikte, Yönetim Kurulunun görüşünü alarak üst yönetime sunar,
12. Mali hesapların mevzuat kanunlarına uyumlu olmasını sağlar,
13. Merkezin yıllık faaliyet raporunu hazırlar,
14. Merkezin bütçe ile ilgili önerilerini Yönetim Kurulu ile birlikte hazırlayarak Rektörün onayına sunar,
15. Müdür; çalışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesinden, gözetim ve denetiminden ve gerekli önlemlerin alınmasından Rektöre karşı sorumludur.
1. Müdürün izinli olduğu durumlarda, SEM müdürünün görevlerini yerine getirir.
2. Eğitimlerin açılması, eğitim süreçlerinin yürütülmesi, denetlenmesi, sertifika süreçlerinin takibi ve koordinasyonunu sağlar
3. Açılması planlanan eğitimin tanıtım faaliyetlerini koordine eder
4. SEM web sitesi, Email ve Sosyal medya hesaplarının yönetimini ve denetimini sağlar,
5. Resmi yazı İşlerinin gününde gerçekleştirilmesi için gerekli koordinasyonu sağlar,
6. Taşınır Kontrol Yetkilisi, Arşiv oluşturulması takibi ve kontrolünü sağlar,
7. Harcama Yetkililiği ve Mutemetliğinin yapılması işlemlerini gerçekleştirir,
8. Tahakkuk İş ve İşlemleri, Muayene teslim alma komisyon başkanlığı, Strateji Daire Başkanlığı ile ilgili iş ve işlemler, İç kontrol, Kalite Komisyonu, Sayıştay, YÖK İş Sağlığı ve Güvenliği, MEB Hayat Boyu Öğrenme Programlarında üye olarak yer alır,
9. Satın alma iş ve işlemleri, İdari İş ve İşlemleri Takip eder,
10. Gelen dilek, öneri ve şikâyetler hakkında bilgi sahibi olarak, iyileştirme çalışmalarına katkıda bulunur,
11. Temsil, ağırlama, konferans, seminer ve panel vb. etkinliklerin takibinde Merkez Müdürünün çalışmalarında kendisine yardımcı olur ve gerektiğinde yerine vekalet eder
12. SEM Müdürü tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir
13. Müdür Yardımcısı; çalışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesinden, gözetim ve denetiminden ve gerekli önlemlerin alınmasından Müdüre karşı sorumludur.
1. Merkez Sekreterliğinin görev alanına giren konuları sağlıklı, düzenli ve uyumlu bir şekilde, ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini planlar, koordine eder ve denetler.
2. Kurum içi ve dışı resmi yazışmaları ve iletişimi sağlar.
3. Yönetim Kurulu gündemini Müdürün talimatları doğrultusunda hazırlar ve ilgililere duyurur.
4. Kurullarda raportörlük yapar
5. Kurul Kararlarının yazılmasını ve Bilgi Yönetim sistemine girişlerinin yapılmasını sağlar.
6. Merkez tarafından düzenlenen törenleri organize eder.
7. Merkez mali yıl bütçe hazırlıklarını Müdürün direktifleri doğrultusunda yapar ve bütçenin en iyi şekilde kullanılmasında gerekli planlamayı yaparak performans bütçe uygulamasını gerçekleştirir.
8. Merkezin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin alımını yapar.
9. Merkez demirbaşların kayıtlarının tutulmasını, ambar giriş ve çıkış işlemlerinin yapılmasını sağlar.
10. Merkez Sekreterliğinin faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip eder
11. Mali işlemleri (kursiyerlerden ücret toplanması ve eğitim sonunda eğitmenlere ücret ödenmesi vb.) Döner Sermaye İşletme müdürlüğü ile koordineli bir şekilde yürütür.
12. Merkez Sekreterliğine ait birimler/ personel arasında koordinasyonu sağlar, birimlerin/personelin işbirliği ve uyum içerisinde çalışmasını temin eder ve ortaya çıkan sorunları çözer.
13. Merkez birimlerinin / personelinin verimli çalışması için projeler üretir.
14. Çalışmalara ait yıllık faaliyet raporunun düzenlenmesini sağlar.
15. Bağlı personelini denetler ve çalışma konularında direktif verir.
16. Ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Müdürlük makamına önerilerde bulunur.
17. Görevleriyle ilgili çalışmalar konusunda amirlerine bilgi verir.
18. Müdür ve müdür yardımcılarının vereceği diğer görevleri yerine getirir.
19. Merkez Sekreteri; çalışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesinden, gözetim ve denetiminden ve gerekli önlemlerin alınmasından Müdüre karşı sorumludur.
1. Büro personeli olarak gereken iş ve işlemleri yapar,
2. Müdürlüğe gelen resmi evrakların yönetimini amirin direktifi doğrultusunda gerçekleştirir,
3. Gelen resmi duyuruları ilgili personele duyurur,
4. Sem merkezine ait “sekreter.sem@btu.edu.tr” email adresini günlük kontrol eder varsa sorular/öneriler SEM yönetimi ile görüşerek cevaplar,
5. Kurumdan ve dışarıdan gelen telefonları cevaplar, SEM süreçleri ve mevcut eğitimler halkında bilgiler verir
6. Eğitimlerin tanıtımı için dijital afişlerin kurumsal iletişim birimi onaylı yapılması/yaptırılmasını sağlar
7. Sem yönetiminin onayladığı dijital afişlerin, SEM Sosyal medya hesaplarında önceden belirlenen standartlarda paylaşılmasını gerçekleştir (Toplu verilecek eğitimlerde duyuru afişi yoktur)
8. Eğitimler için hazırlanacak sosyal medya hikâye afişlerinin günlük hikâyeler kısmında paylaşılması ve hikâyelerin sürekli aktif tutulmasını sağlar,
9. Sosyal medya hesaplarının günlük kontrolü ve varsa yazılı sorulan soruların nezaketle kurumsal kimliği ön plana çıkartacak şekilde cevaplanmasını sağlar,
10. Müdürün direktifleri ile Instagram, LinkedIN ve Google sponsorlu reklam verme işlemlerini gerçekleştirir,
11. Eğitimi ilgilendiren özel kuruluşlara eğitim başlamadan en az bir hafta önce toplu email ile eğitim afişlerinin gönderilmesi ve eğitimlerin duyurulmasını sağlar,
12. Eğitimi ilgilendiren kamu kuruluşlarına eğitim başlamadan en az bir hafta önce KAP yazısı ile afişlerin gönderilmesi ve duyuruların yapılmasını sağlar,
13. Web sitesi yönetimini gerçekleştirir, duyurular ve sliderlarin takibi ve güncel tutulmasını sağlar,
14. Herhangi bir eğitim yapıldığında haberler olarak SEM web sitesinde duyurur,
15. Gerçekleştirilen eğitimler ile ilgili resmi evrakların (Kayıt listeleri, sınav evrakları, ödeme listesi) arşivlenmesini sağlar,
16. E-Devlet sisteminden sertifikaların oluşturulması işlemlerini gerçekleştirir,
17. Kursiyerlerin gerçekleştirdiği kredi kartı ve havale ödeme işlemlerini BTU Döner sermaye işletme müdürlüğü ve ilgili banka ile koordineli takip eder,
18. Eğitmenlerin ödeme işlemlerini BTU Döner sermaye işletme müdürlüğü ile koordineli olarak gerçekleştirir.
19. Eğitim ödemelerinin iptali durumlarında ücret iadelerinin yapılması işlemlerini gerçekleştirir,
20. Tüm eğitim süreçlerinin her bir aşamasını başından sonuna kadar takip ederek, Sem yönetiminin sürekli erişebildiği “Güncel İş Takip Listesi” belgesinde gerçekleştirilen işlemlerin kaydedilmesini sağlar,
21. Akademik ve idari personellere SEM süreçleri hakkında yapılacak olan anketlerin uygulanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar,
22. Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirir,
23. Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri alır. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlar,
24. SEM Müdürü, Müdür Yardımcıları ve Merkez Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir
25. Büro Personeli; çalışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesinden, gözetim ve denetiminden ve gerekli önlemlerin alınmasından Merkez Sekreterine ve Müdüre karşı sorumludur.